Cuándo hay que pagar dietas
Del Título 5-Organización gubernamental y empleados-Parte III-Empleados-Subparte D-Sueldos y asignacionesCAPÍTULO 57-Viajes, transporte y subsistenciasCAPÍTULO I-GASTOS DE VIAJE Y SUBSISTENCIA; INDEMNIZACIONES POR KILOMETRAJE
(a)(1) En virtud de las normas prescritas conforme al artículo 5707 de este título, un empleado, cuando viaje en misión oficial fuera de su puesto de trabajo designado, o fuera de su domicilio o lugar habitual de trabajo (si el empleado está descrito en el artículo 5703 de este título), tendrá derecho a una de las siguientes prestaciones:
(A) una asignación por día a una tasa que no exceda la establecida por el Administrador de Servicios Generales para viajes dentro del territorio continental de los Estados Unidos, y por el Presidente o su designado para viajes fuera del territorio continental de los Estados Unidos;
(B) reembolso de los gastos reales y necesarios de viaje oficial que no exceda de la cantidad establecida por el Administrador para viajes dentro del territorio continental de Estados Unidos o de la cantidad establecida por el Presidente o su designado para viajes fuera del territorio continental de Estados Unidos; o
Empleados por horas en el sector sanitario
(b) Ámbito de aplicación. A efectos de determinar la “renta bruta ajustada”, el artículo 62(a)(2)(A) permite a un empleado deducir los gastos permitidos por la parte VI (artículo 161 y siguientes), subcapítulo B, capítulo 1 del Código, pagados por el empleado, en relación con la prestación de servicios como empleado del empleador, en virtud de un reembolso u otro acuerdo de asignación de gastos con un pagador (el empleador, su agente o un tercero). El artículo 62(c) establece que un acuerdo no se considerará un acuerdo de reembolso u otro acuerdo de asignación de gastos a efectos del artículo 62(a)(2)(A) si
(1) Definición. A efectos de los §§ 1.62-1, 1.62-1T y 1.62-2, la expresión “acuerdo de reembolso u otro tipo de asignación para gastos” significa un acuerdo que cumple los requisitos de los apartados (d) (conexión empresarial), (e) (justificación) y (f) (devolución de importes superiores a los gastos) de esta sección. Un pagador puede tener más de un acuerdo con respecto a un empleado concreto, dependiendo de los hechos y circunstancias. Véase el apartado (d)(2) de esta sección (se considera que el pagador tiene dos acuerdos en determinadas circunstancias).
Empleado por días frente a contratista
Las dietas en el extranjero son establecidas mensualmente por la Oficina de Dietas como tarifas máximas en dólares estadounidenses para el reembolso de civiles del Gobierno de EE.UU. que viajan en misión oficial a zonas extranjeras. El alojamiento y los M&IE (Meals & Incidental Expenses) se consignan por separado, seguidos de una tarifa diaria combinada. El desglose de las tarifas por comidas y gastos imprevistos figura en el Apéndice B. Para la normativa relativa a estas tarifas, véase el Reglamento Federal de Viajes (FTR) establecido por la Administración de Servicios Generales y la normativa de aplicación establecida por las Agencias Federales. (Agencias de Asuntos Exteriores – véase el Manual de Asuntos Exteriores (FAM) (Vol. 14); Agencias de Defensa – véase el JTR tanto para los miembros de los servicios uniformados como para los civiles).
NOTA: Todo lugar que no figure en la lista de dietas de un país recibe la tarifa “Otros” que administramos y publicamos para ese país. Un suburbio no incluido en la lista de un lugar incluido en la lista tiene la tarifa “Otros”, no la del lugar del que es un suburbio.
Se establecen importes separados para alojamiento y manutención más gastos de viaje imprevistos (M&IE). El importe máximo por alojamiento está destinado a cubrir sustancialmente los gastos de alojamiento en instalaciones adecuadas, convenientes y de precio moderado. La parte de M&IE está destinada a cubrir sustancialmente el coste de las comidas y los gastos de viaje imprevistos, como lavandería y limpieza en seco. Los porcentajes máximos de dietas para países extranjeros se basan en los costes comunicados en la Encuesta sobre hoteles y restaurantes (formulario DS-2026) presentada por los puestos del gobierno de EE.UU. en zonas extranjeras. Este informe incluye los precios de las habitaciones de hotel y las comidas en establecimientos representativos de los hoteles y restaurantes de precio moderado y adecuados más utilizados por los viajeros federales típicos. La parte de las dietas correspondiente al alojamiento se basa en los costes medios comunicados por una habitación individual, incluidos los gastos de servicio e impuestos obligatorios. La parte correspondiente a las comidas se basa en los costes medios de un desayuno, comida y cena en los establecimientos utilizados habitualmente por los empleados en ese lugar, incluidos impuestos, gastos de servicio y propinas habituales. La tarifa M&IE se basa en estos costes de comidas más una cantidad adicional, igual al 10% de los costes combinados de alojamiento y comidas, para cubrir los gastos de viaje imprevistos.
¿La ley exige dietas?
2203 – Dietas y reembolsos de gastos de viaje proporciona información adicional sobre reembolsos de gastos de viaje, incluidos enlaces a autoridades y recursos.Tarifas de comidas y gastos imprevistosLas siguientes tarifas de reembolso para comidas y gastos imprevistos son máximas, no son dietas. En caso de auditoría, los empleados deberán poder presentar recibos que justifiquen el importe reclamado. Manual de RR.HH.
La sección 2203 – Dietas y reembolsos de gastos de viaje proporciona información adicional, incluidos los plazos de viaje (fracción de día de viaje, viaje de menos de 24 horas, viaje de más de 24 horas, etc.).
La sección 2202 – Reembolso de Kilometraje proporciona información adicional, incluyendo las siguientes políticas: reembolso de kilometraje de vehículo personal, reembolso de kilometraje de avión privado y recibos. Los empleados deben contar con aprobación previa para conducir un vehículo personal en asuntos de Estado.